Aktives Vorfallmanagement bei Compliance-Verstößen

ZUSTÄNDIGKEIT

Yusuf Sahilli

Der Geschäftsführer Yusuf Sahilli trägt die Verantwortung für die Benennung eines zuständigen Ansprechpartners für Compliance-Vorfälle innerhalb der Organisation. Diese Person ist dafür zuständig, alle Vorfälle, die gegen gesetzliche oder interne Vorschriften verstoßen, zu überwachen und geeignete Maßnahmen einzuleiten. Der Geschäftsführer hat die Verantwortung, sicherzustellen, dass der Compliance-Verantwortliche die notwendige Autorität und Unterstützung erhält, um mögliche Verstöße zu identifizieren, zu melden und zu bearbeiten. Die Benennung des Compliance-Verantwortlichen wird sowohl intern als auch öffentlich, beispielsweise auf der Unternehmenswebsite, transparent kommuniziert.

TERMINAL 5 GmbH bekennt sich zur Implementierung eines Systems zur Erkennung und Meldung von Compliance-Verstößen und die Verantwortung der Organisation, auf solche Verstöße gezielt zu reagieren. Das Kriterium des aktiven Vorfallmanagements in Bezug auf Compliance-Verstöße steht im direkten Zusammenhang mit der Implementierung eines strukturierten Prozesses zur Handhabung von unethischem Verhalten sowie zivilrechtlich oder strafrechtlich relevanten Verstößen.

Wir wollen sicherstellen, dass bei Vorfällen von Bestechung, Korruption oder anderen illegalen Handlungen innerhalb oder im Umfeld des Unternehmens eine schnelle und effiziente Untersuchung und Reaktion erfolgt. Ein klar definierter Verantwortlicher für Compliance-Vorfälle, der von der Geschäftsführung legitimiert wird, spielt dabei eine zentrale Rolle. Die Geschäftsführung sollte sicherstellen, dass diese Person über die notwendige Autorität verfügt, um angemessen auf Verstöße zu reagieren und erforderliche Maßnahmen einzuleiten, einschließlich der Beendigung von Geschäftsbeziehungen bei schwerwiegenden Verstößen. Dieses Verfahren muss transparent und öffentlich dokumentiert werden, um sowohl intern als auch extern Vertrauen in die Integrität der Organisation zu schaffen.

Schritt 1: Meldung eines Vorfalls

Mitarbeitende oder Dritte können Vorfälle über ein anonymes Formular, eine Hotline oder eine E-Mail-Adresse melden.

Schritt 2: Erfassung und Dokumentation

Alle Meldungen werden in einer zentralen Datenbank erfasst. Diese werden auf Dringlichkeit und Schwere geprüft.

Schritt 3: Untersuchung

Ein Compliance-Team führt eine detaillierte Untersuchung durch. Falls notwendig, wird eine externe unabhängige Instanz hinzugezogen.

Schritt 4: Sanktionen und Maßnahmen

Falls ein Verstoß bestätigt wird, werden geeignete Sanktionen verhängt, und eine Kommunikation an alle relevanten internen und externen Parteien erfolgt.

Schritt 5: Präventionsmaßnahmen

Nach einem Vorfall werden präventive Maßnahmen wie Schulungen durchgeführt, um zukünftige Verstöße zu verhindern.

 Ein solches Meldesystem garantiert nicht nur die Transparenz im Umgang mit Compliance-Vorfällen, sondern fördert auch das Vertrauen innerhalb und außerhalb der Organisation.
 

Ansprechstellen bei Verstößen

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